- Menentukan ide dan konsep
Dalam hal ini semua orang pasti memiliki
ide dari inspirasi sesuatu atau imajinasi yang tiba-tiba muncul
dibenaknya. Catat dan buatlah tulisan untuk merangkai ide-ide anda lebih
baik sampai menjadi konsep dasar program event yang akan anda buat.
Kalau memiliki banyak ide dan konsep alangkah lebih baik pula, yang
penting dicatat bisa pada selembar kertas atau diketik. Usahakan ide dan
konsep anda sederhana tidak perlu yang besar tapi cantik dan menarik.
- Mengumpulkan teman
Lakukan sharing kepada teman yang sudah
dibentuk dalam format kecil, artinya tidak terlalu banyak orang cukup
tiga atau lima orang akan lebih baik. Terbukti terjadi event di
yogyakarta yaitu Ngayogjazz hanya dibentuk dari 3 orang konseptor justru
event-nya besar. Gunakanlah jaringan sosial lebih baik tanpa harus
melibatkan banyak orang menjadi konseptor karena nantinya akan panjang
perwujudannya. Tapi ingat kerja tim solid itu yang membuahkan hasil
lebih optimal.
- Pembagian Job description
Ini sangat penting untuk menentukan siapa saja yang akan bekerja dan membantu kegiatan ini berjalan lancar. Usahakan pembagian job sesuai dengan kemampuan dan kapasitas anggota dan tim lainnya tanpa saling berebut atau menolak satu sama lain.
- Membuat proposal
Pembuatan proposal ini merupakan kunci
utama atau bisa dibilang ‘surat sakti’ yang akan mengantar program
kegiatan anda memperoleh donasi yang cukup untuk kegiatan anda. Buatlah
proposal yang menarik dan menggunakan bahasa yang baik serta penjelasan
yang detail namun mengerucut pada konsep yang dibuat. Tidak perlu
panjang tapi jelas, karena kalau terlalu panjang juga sponsor atau
investor akan susah memahami program anda. Design proposal juga tidak
perlu kaku bisa dibuat semenarik mungkin mengikuti konsep program yang
akan diadakan, karena pada masa sekarang terlalu formal atau kaku juga
susah untuk dilirik para sponsorship.
- Cek and ricek
Lakukan penyebaran proposal pada
titik-titik sponsorship yang telah menjadi sasaran, usahakan tidak hanya
satu sponsor tapi lebih dari itu. Ini berfungsi untuk memperoleh
peluang lebih baik jika ada sepuluh sponsor yang dibidik kemungkinan
akan ada dua atau tiga yang akan merestui program kegiatan anda. Setelah
semua diajukan pada sponsor berikut lembar surat pengantarnya maka hal
yang dilakukan adalah melakukan cek dan ricek setiap saat untuk
memastikan keputusan sponsor. Lakukan terus berulang-ulang untuk
melakukan komunikasi dengan calon sponsor, jika ada satu yang mengatakan
‘tidak’ ajukan ke tempat lain yang memungkinkan untuk diberi proposal.
- Pelaksanaan
Setelah semua dilalui dan mendapatkan
sponsor yang diinginkan, maka pastikan pelaksanaan juga harus berjalan
lancar. Lakukan koordinasi dengan tim lain agar kegiatan tidak ada
hambat, ingat komunikasi antar tim sangat penting karena akan menunjang
kegiatan berhasil.
Dalam proses pembangunan usaha untuk
mendapatkan investor atau sedang mengikuti program kewirausahaan pada
instansi yang melombakan juga sama halnya tahapan diatas diperlukan.
Tahapan diatas akan sangat perlu dilakukan bagi calon wirausaha dan
pembuat program event. Berikut juga tahapan format proposal yang sudah
lazim digunakan oleh beberapa orang dalam memperoleh sponsorship:
1. Nama proposal (judul)
Buatlah halaman judul proposal semenarik
mungkin dengan design yang cantik, selain itu judul proposal harus
menarik pula sesuai dengan konsep yang dijalankan.
2. Pendahuluan
Menjelaskan mengenai konsep dan ide awal
menentukan program atau usaha dengan bahasa yang baku dan baik namun
dapat membius pembaca untuk mengantar pada halaman selanjutnya.
Gunakanlah halaman ini sebaik mungkin untuk menjelaskan kemauan anda
pada program kegiatan yang akan berlangsung karena bab ini menentukan
awal proposal di baca sampai akhir.
3. Tujuan dan manfaat (VISI MISI)
Pada bab ini menunjukkan tujuan dari
kegiatan program yang berlangsung berikut manfaat atau damapak yang
dihasilkan dari program kegiatan nantinya. Kalau pada proposal usaha
akan lebih baik dengan sebutan visi dan misi, yaitu menjelaskan tujuan
anda melalui misi dan pandangan ke depan keberhasilan usaha melalui visi
yang disampaikan.
4. Jenis dan bentuk kegiatan
Penjelasan singkat mengenai jenis
program kegiatan yang dijalankan dan akan berbentuk seperti apakah
nantinya. Inti dari bab ini menjelaskan gambaran singkat dari kegiatan
yang akan berlangsung.
5. Pelaksanaan
Pada bab ini menentukan pelaksanaan akan
dilakukan ditempat seperti apa dan pada waktu yang telah disepakati
oleh panitia. Kalau dalam proposal usaha pelaksanaan cukup ditulis
gambaran singkat program usaha yang dikembangkan nantinya dalam jangka
waktu tertentu.
6. Tim kerja
Merupakan daftar tim panitia atau susunan tim pelaksana dalam kegiatan yang akan berlangsung
7. Anggaran dana
Merupakan pengeluaran yang akan dipakai
untuk kegiatan yang akan berlangsung, buatlah rincian anggaran sesuai
dengan fakta dilapangan tidak perlu dibuat-buat.
8. Bentuk kerjasama
Berikan form kerja sama pada sponsorship
yang akan mendonasikan uangnya untuk kegiatan anda, buatlah jenis dan
bentuk kesepakatan sesuai dengan keputusan rapat anggota. Membuat
kesepakatan kerjasama diusahakan jangan merugikan kedua belah pihak
berikanlah keuntungan yang didapat baik bagi panitia pelaksana maupun
sponsorship.
9. Penutup
Penjelasan mengenai kesimpulan dari proposal yang telah di tulis dengan harapan-harapan agar sponsor mau bekerjasama.
10. Lampiran
Jika ada catatan panjang yang lebih
detail misal profil kelompok atau foto dan video dapat dilampirkan pada
bagian paling belakang
Perlu diperhatikan dalam membuat
proposal satu bendel juga harus dilampirkan satu lembar surat pengantar,
ini berfungsi sebagai etika untuk mengajukan sesuatu.
