PENDAHULUAN
Sebagai makhluk sosial, setiap manusia senantiasa berinteraksi dengan
manusia lainnya, bahkan cenderung hidup berkelompok atau berorganisasi
untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin dicapai bila ia
sendiri. Interaksi dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan
teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan organisasi.
Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim dalam
setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian
akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh
masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan
organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah
yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian
aktivitas tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah
disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia
merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur
lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat
serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan organisasi.
William (1956) menyebutnya dengan istilah “The Organisation Man”.
Dalam
setiap organisasi yang diisi oleh sumber daya manusia, ada yang
berperan sebagai pemimpin, dan sebagian besar lainnya berperan sebagai
anggota/karyawan. Semua orang yang terlibat dalam organisasi tersebut
akan melakukan komunikasi. Tidak ada organisasi tanpa komunikasi, karena
komunikasi merupakan bagian integral dari organisasi. Komunikasi ibarat
sistem yang menghubungkan antar orang, antar bagian dalam organisasi,
atau sebagai aliran yang mampu membangkitkan kinerja orangorang yang
terlibat di dalam organisasi tersebut. Efektivitas organisasi terletak
pada efektivitas Komunikasi, sebab komunikasi itu penting untuk
menghasilkan pemahaman yang sama antara pengirim informasi dengan
penerima informasi pada semua tingkatan/level dalam organisasi. Selain
itu komunikasi juga berperan untuk membangun iklim organisasi yang pada
akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas organisasi.
PEMBAHASAN
PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Yang dimaksud dengan proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan
kegiatan komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif, relasional,
dan transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
melalui media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu. Sejalan
dengan pendapat Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur
yakni: Komunikator, pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun
Lasswell (1984), yaitu orang pertama yang mengajukan model proses
komunikasi membuat formula sebagai berikut: Siapa, mengatakan apa,
bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara Berlo
(1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen yakni:
1) Sumber komunikasi
2) Pengkodean
3) Pesan
4) Saluran
5) Pendekodean
6) Penerima, dan
7) Umpan balik.
Dalam konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan
lewat model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang
menghubungkan antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi.
Komunikasi antar individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan
harapan. Harapan ini kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu
yang harus diemban untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar
pimpinan dapat mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar
secara bersama-sama mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu
dikembangkan sistem komunikasi yang efektif. Apabila komunikasi efektif,
ia dapat mendorong timbulnya prestasi kerja dan kemudian akan
memunculkan kepuasan kerja.
Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana manajemen [ditinjau dari
aspek kegiatannya, bukan struktur].
1. Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.
2. Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jikaada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.
Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya
yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan
organisasi.
1. Bentuk komunikasi apa yang terjadi
2. Metode dan teknik apa yang dipakai
3. Media apa yang dipakai
4. Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
A. Defenisi Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat
didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi
organisasi. Garis yang putusputus melukiskan gagasan bahwa
hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan itu juga
menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin
berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang
internal dan eksternal.
Komunikasi
organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang
menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu
pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara
anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi
menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara
simultan.
B. Unit Komunikasi
Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] .
Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu
jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu
lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama
jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar
yang sesuai dengan eadaan orang tsb. Bila kita melihat apa yang terjadi
ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwa
terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :
1. Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random House Dictionary of The English Language 1987 :
anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain;
menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap
dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu].
Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan
pesan. Apa yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas
memang merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan
yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor atau hotel
anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang
mengunjunginya.
C. Proses Komunikasi dan Jaringan Komunikasi
1. Proses Komunikasi
A. Komunikasi Internal
Pertukaran
gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan
berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema Internal Audience]. Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL !
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
v Downward Communication !
komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi,
petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah
intern [lihat contoh skema]
v Upward communication !
dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran,
pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat contoh
skema]
Hambatannya
adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau
digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap
operasional organisasi [perusahaan]. Organisasi terdiri atas sejumlah
orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan
koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara
pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di luar organisasi.
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]
" Peranan Tokoh [figurhead role]
" Peranan Pemimpin [leader role]
" Peranan Penghubung [liaison role]
2. Peranan Informasional [Informational Role]
" Peranan Monitor [monitor role]
" Peranan Penyebar [disseminator role]
" Peranan Jurubicara [spokesman role]
3. Peranan Memutuskan [Decisional Role]
" Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
" Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]
" Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]
" Peranan Perunding [negotiator role]
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience]
1. " Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
2. " Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
2. Jaringan Komunikasi
Menurut
De Vito (1997), jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk
meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain dalam organisasi.
Jaringan organisasi ini berbeda besar dan strukturnya pada masing-masing
organisasi, dan biasanya disesuaikan dengan kepentingan dan tujuan
organisasi tersebut. Secara umum jaringan komunikasi dapat dibedakan
atas dua bagian yaitu:
1) jaringan komunikasi Formal dan
2) jaringan komunikasi Informal. Dengan kata lain hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi secara formal dan informal.
1) Komunikasi formal adalah
komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi yang secara
tegas telah direncanakan dan ditentukan dalam struktur organisasi
formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi,
pembagian departemen atau tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan
distribusi pekerjaan.Ada tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan
komunikasi formal seperti yang tertera dalam struktur yakni:
1. Downward communication (komunikasi ke bawah)
2. Upward communication (komunikasi ke atas)
3. Horizontal communication (komunikasi horizontal).
1. Komunikasi ke Bawah
Komunikasi
ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atas ke bawah.
Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh pimpinan kepada bawahan atau
kepada para anggota organisasi dengan tujuan untuk memberikan
pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai
dengan kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan melalui
kegiatan: Pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan
keterangan umum. Menurut Lewis (dalam Arni, 2002), komunikasi ke bawah
juga dimaksudkan untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi
ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, dan
mempersiapkan anggota organisasi untuk
menyesuaikan
diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah ini dapat diberikan secara
lisan, tertulis, dengan gambar atau simbolsimbol, dalam bentuk surat
edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman karyawan/anggota.
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi
ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawah ke atas, yakni pesan yang
disampaikan oleh para anggota organisasi/ bawahan kepada pimpinan.
Komunikasi ini dimaksudkan untuk memberikan masukan, saran atau
bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan agar pimpinan dapat
melaksanakan fungsi dengan sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi ke atas
ini juga menjadi saluran bagi para anggota/karyawan untuk menyampaikan
pikiran, perasaan yang berkaitan dengan tugas-tugasnya. Hal ini dapat
dilakukan melalui kegiatan: pemberian laporan, pemberian saran/pendapat,
baik secara lisan,
tertulis atau dengan menggunakan simbol dan gambar.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi
horizontal atau mendatar terjadi diantara orang-orang yang mempunyai
kedudukan sederajat atau satu level. Pesan yang disampaikan biasanya
berhubungan dengan tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling memberi
informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi. Koordinasi diperlukan
untuk mencegah tendensitendensi, selain itu juga dimaksudkan untuk
memelihara keharmonisan dalam organisasi. Kegiatan ini dapat dilakukan
dengan cara; rapatrapat komite, interaksi informal, memo dan nota, dan
lain-lain.
2) Komunikasi Informal adalah
komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar
kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam
organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke
bawah, atau secara
horizontal,
dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan
informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. .
D. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Sebuah
organisasi akan bubar karena ketiadaan komunikasi. Coba bayangkan jika
komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para karyawan tidak akan tahu apa
yang akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak
bisa memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya.
Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masingmasing orang
tidak dapat mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang
dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya atau
kepada pimpinannya. Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan
antar manusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau
berbicara tentang komunikasi organisasi maka yang terbayang adalah
peranan dan status dari setiap orang dalam organisasi, karena peranan
dan status itu juga menentukan cara seseorang berkomunikasi dengan orang
lain. Jika jenis dan pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan
berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan. Jalinan yang dimaksud di
sini adalah komunikasi. Komunikasi antara seorang pimpinan dengan
bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau komunikasi sesama bawahan.
Dalam komunikasi organisasi ini dikenal dengan istilah Downward communication, Upward communication, dan Horizontal communication.
Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976) komunikasi mempunyai empat fungsi dalam organisasi, yakni:
1) kendali (kontrol/ pengawasan),
2) motivasi,
3) pengungkapan emosional, dan
4) informasi.
Sebenarnya banyak sekali hasil penelitian para ahli yang menemukan fungsi komunikasi (pesan) dalam organisasi.
Sedangkan menurut Thayer ada lima yaitu:
1. untuk memberi informasi,
2. membujuk,
3. memerintah,
4. memberi instruksi, dan
5. mengintegrasikan organisasi.
Terakhir
Greenbaumn mengemukakan bahwa fungsinya adalah untuk mengatur, untuk
melakukan pembaruan, integrasi, memberikan informasi dan instruksi.
PENUTUP
Kesimpulan
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang kepada
orang lain dalam lingkungan oraganisasi. Dalam penyelengaraan organisasi
komunikasi sangat diperlukan sebab dengan komunikasi akan muncul
hal-hal positif seperti:
1. Timbulnya kemahiran dalam bekerja.
2. Timbulnya semangat dalam bekerja.
3. Timbulnya kerja sama.
Dengan
adanya hal-hal positif di atas, maka dalam sebuah organisasi,
komunikasi harus terselenggara dengan baik dan efektif. Komunikasi dapat
dikatakan berjalan baik dan efektif apabila setiap anggota memperoleh
keterangan-keterangan yang jelas dalam melaksanakan pekerjaannya. Lewat
komunikasi rasa ingin tahu dapat tersalurkan, hal ini mampu mendorong
semangat kerja. Selain itu komunikasi juga membantu menyatukan anggota
organsisasi untuk bekerja sama. Oleh karena itu komunikasi mutlak
diperlukan demi tercapainya tujuan organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
No comments:
Post a Comment